設(shè)備檔案的規(guī)范化管理
更新時間：
2019-07-22
摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展,，企業(yè)也不斷壯大,，所擁有的設(shè)備不僅數(shù)量與日俱增，質(zhì)量上高科技,、現(xiàn)代化程度也越來越高。而與此相對應(yīng)的是我國設(shè)備檔案的管理情況存在一些問題,，管理跟不上設(shè)備更新的步伐，管理手段落后等,。因此要加強設(shè)備檔案的管理,，提高設(shè)備檔案管理水平。
關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案,；規(guī)范化,；科學(xué)化
1 設(shè)備檔案的重要性
設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)活動的主體,，作為一項重要的物質(zhì)基礎(chǔ),，任何企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)都離不開設(shè)備的運行。設(shè)備檔案是對企業(yè)設(shè)備使用全過程進行監(jiān)督管理,，包括設(shè)備的購置、調(diào)試安裝,、使用、故障處理,、報廢等。通過對設(shè)備情況做詳細的記錄可以了解設(shè)備運行狀態(tài),，對于提高企業(yè)的生產(chǎn)監(jiān)督管理水平、提高設(shè)備的使用效率十分重要,。
1、保障設(shè)備購置的合理性,。設(shè)備購置關(guān)系到企業(yè)的成本控制和生產(chǎn)經(jīng)營,，企業(yè)如果不重視購入設(shè)備時的詳細檔案 ,，就可能造成付出較高的成本購入已經(jīng)過時的或質(zhì)量較低的產(chǎn)品，也極可能造成企業(yè)采購人員的貪污腐化,。如果加強設(shè)備購入時的原始檔案記錄管理，則對于設(shè)備的性能,、質(zhì)量、價格等有一個全面的了解,，最大程度上避免了買賣雙方的不公平交易和權(quán)利的腐敗，也對企業(yè)以后的資產(chǎn)管理提供了保障,。
2、有利于設(shè)備的安裝,、維護,。設(shè)備檔案中關(guān)于設(shè)備安裝使用說明、圖紙介紹等方面的資料可以保障設(shè)備的順利安裝和規(guī)范使用,，如果缺少相應(yīng)的檔案資料，對于設(shè)備的安裝就很可能耗費大量的人力物力,，企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營也會因為設(shè)備使用的不合理受到影響。而設(shè)備檔案中關(guān)于運行情況,、維修記錄方面可以更明確地幫助企業(yè)了解設(shè)備維護保養(yǎng)情況，及早消除故障隱患,。
3,、對設(shè)備的更新、轉(zhuǎn)讓,、報廢提供依據(jù),。隨著企業(yè)生產(chǎn)活動進入到一個更高的水平，當前的設(shè)備已不能滿足生產(chǎn)的需要,，企業(yè)就應(yīng)該對當前的設(shè)備做一個處置,，選擇更新、轉(zhuǎn)讓或?qū)匣脑O(shè)備進行報廢,，而這種處置的依據(jù)就在于企業(yè)的設(shè)備檔案,。通過對設(shè)備檔案進行分析，可以了解如何對設(shè)備進行更新改造以及轉(zhuǎn)讓和報廢成本收益,。
4,、促進企業(yè)管理和經(jīng)營。企業(yè)通過對設(shè)備檔案管理不斷積累管理經(jīng)驗,，可以提高檔案的管理水平,，而檔案的規(guī)范化管理更有效的結(jié)合了技術(shù)和管理兩個方面，因此檔案管理水平的提高對于企業(yè)技術(shù)水平和管理水平的提高具有重要的意義,。另一方面,，通過檔案規(guī)范化的管理節(jié)省大量的物力、人力,，節(jié)省了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的成本,，有助于企業(yè)利潤最大化的實現(xiàn),，從而最大的實現(xiàn)企業(yè)的效益。
2 設(shè)備檔案管理存在的主要問題
1,、不重視設(shè)備檔案管理,，管理不規(guī)范。設(shè)備檔案管理本應(yīng)該是企業(yè)日常管理的重要內(nèi)容,，但在實際操作中往往被忽視,，企業(yè)往往缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，沒有一個比較完善的系統(tǒng)體系來規(guī)范設(shè)備檔案管理工作,，同時管理不規(guī)范也造成了專門的管理部門和管理人才的缺失,，企業(yè)設(shè)備檔案管理不健全會帶來一系列問題，諸如資料收集不夠全面,、查詢不方便等,，影響設(shè)備檔案應(yīng)有的作用。
2,、設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)較低,。隨著市場化的進一步深化，企業(yè)為了生存以及取得更高的利潤往往會進一步壓縮單位的編制,，正是由于對設(shè)備檔案管理的認識程度不夠和出于成本控制的角度,，設(shè)備檔案管理部門人員缺乏專門的系統(tǒng)培訓(xùn)，這就使得設(shè)備檔案管理只是根據(jù)管理人員的經(jīng)驗進行管理,，缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性,。同時由于管理人員素質(zhì)偏低，單位人事的變動也會對管理產(chǎn)生影響,，交接不清,、檔案丟失等現(xiàn)象也時有存在[1]，這就大大影響了企業(yè)的生產(chǎn)效率,，尤其是一些重要的機器設(shè)備的檔案資料沒有及時歸檔,，當進行人員更替時新的管理者無法了解該設(shè)備的具體使用情況，萬一出現(xiàn)問題就會嚴重拖累企業(yè)的生產(chǎn),。
3,、設(shè)備檔案信息利用率較低。作為記錄設(shè)備狀況的最原始的資料,，設(shè)備檔案不僅要注重保管工作,，更要注重其運用。設(shè)備檔案管理的最初目的就是能夠通過對其合理的應(yīng)用來更科學(xué)課管理設(shè)備,，因而企業(yè)應(yīng)當加強對其應(yīng)用,。但是出于各方面原因，使得企業(yè)設(shè)備檔案利用率較低，僅僅用于為核查,、少量的資料查詢服務(wù),。
4、設(shè)備檔案管理現(xiàn)代化程度較低,。對于大部分企業(yè)的設(shè)備檔案管理,，仍然采用較為傳統(tǒng)的模式,，因而存在檔案存放擁擠,、檔案利用不方便等問題,，影響了檔案使用的效率,。有些企業(yè)雖然實行了信息化的管理模式，但這種信息化水平仍然比較低,，缺乏更為專業(yè)有效的指導(dǎo)。例如陜西省監(jiān)測站的實驗室信息管理系統(tǒng),，集成了儀器、人員,、文件等要素，在軟件設(shè)計時考慮了儀器維護,、保養(yǎng)、核查等一系列因素[2],，大大提高了設(shè)備檔案的管理水平,，促進了設(shè)備更好地發(fā)揮起效能,。這種管理方式可以為企業(yè)的設(shè)備檔案管理提供借鑒。
3 加強設(shè)備檔案的規(guī)范化管理
為了更加科學(xué)規(guī)范的進行檔案設(shè)備管理，企業(yè)單位要積極做好以下幾個方面：
1,、加強設(shè)備檔案重視程度。企業(yè)長期以來都比較重視生產(chǎn)工作,，而設(shè)備檔案相對來說利用率低,，企業(yè)對這方面重視不夠。但設(shè)備檔案管理仍然是企業(yè)管理的重要組成部分,，管理的好壞能接關(guān)系到能否發(fā)揮設(shè)備的高效能,，能否促進企業(yè)生產(chǎn)和質(zhì)量水平的提高從而實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟效益,。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科技水平的不斷提高，設(shè)備檔案不再停留在傳統(tǒng)的模式上,，因此檔案管理方法也要與時俱進,，管理工作者要與設(shè)備操作者緊密聯(lián)系，確保設(shè)備在設(shè)計,、生產(chǎn),、改進等方面檔案的全面完整,。
2、確保設(shè)備檔案的完整性,、準確性、科學(xué)性,。準確性是進一步管理設(shè)備檔案的基礎(chǔ),，因此設(shè)備檔案記錄所記錄各項數(shù)據(jù)的來源必須根據(jù)設(shè)備的實際情況如是建立檔案,，不能憑空捏造、猜測,。這就要求管理人員認真收集各項數(shù)據(jù)并且及時歸檔。同時設(shè)備檔案對于設(shè)備從購入到變賣各個過程的情況,，如購置計劃,、購置合同、使用說明,、維修記錄等應(yīng)做完整的記錄,，用以為設(shè)備的管理提供完整的依據(jù)。在完整性與準確性的前提下,，要進一步加強檔案的科學(xué)性管理,，在建立檔案時,，要對設(shè)備檔案進行合理的分類、排列,，對于檔案中存在的問題要及時糾正彌補偏差,，在檔案使用過程中要充分發(fā)揮設(shè)備檔案的第一實用價值,。
3,、提高設(shè)備檔案利用效率。設(shè)備檔案的建立目的就在于對其合理的利用,，在當今信息化時代,，檔案作為企業(yè)的一項重要的資源，更應(yīng)該對其進行更為有效的利用來確保設(shè)備的良好運行和企業(yè)的正常生產(chǎn),。因此要不斷加強檔案信息資源的建設(shè),，通過數(shù)字化的管理提高資源的質(zhì)量，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)服務(wù),。
4 結(jié)語
企業(yè)運行過程中應(yīng)當注重生產(chǎn)和管理并行，提高對設(shè)備檔案管理的重視程度,、提高設(shè)備檔案的利用率,，加大對設(shè)備檔案的重視程度，努力提高管理人員的素質(zhì)并且不斷根據(jù)實際情況改善管理方法,，更加規(guī)范科學(xué)的管理設(shè)備檔案,，以便更好的在企業(yè)的生產(chǎn)和效益中發(fā)揮作用。
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